L’écran “Planning” affiche vos réservations sous forme de grille journalière. Il vous permet ainsi de consulter et optimiser vos disponibilités en un seul coup d’œil.
Vous pouvez afficher le planning à 8, 14 ou 30 jours en cliquant sur les 3 boutons dédiés en haut de l’écran.
Passez rapidement à la période suivante ou précédente en utilisant les boutons < et > en haut à gauche du planning, ou affichez une date spécifique en utilisant le bouton calendrier.
Vos chambres disponibles sont listées sur la gauche du planning, avec chaque réservation représentée par une étiquette positionnée sur les dates de séjour.
Recherche de réservation
Utilisez la barre de recherche en haut à droite pour rechercher une réservation. Vous pouvez rechercher par nom, ID de réservation ou numéro de réservation. Une liste de toutes les réservations correspondantes s’affichera, et il vous suffira de cliquer sur l’une d’elles pour l’ouvrir et l’éditer si besoin.
Si l’une des réservations correspondantes est présente sur la période en cours de visionnage, elle s’affichera en surbrillance.
Etiquettes
Les étiquettes indiquent quelles chambres sont occupées pour chaque date. Le nom de l’occupant est inscrit dans l’étiquette (si l’espace le permet), et le statut du paiement est immédiatement visible en affichage 8 ou 14 jours par le symbole « € » (rouge : non payé, vert : payé).
Passez votre curseur sur l’étiquette afin d’afficher les détails de la réservation.
Les commentaires client ainsi que les notes internes s’affichent en déplaçant le curseur sur l’icône « i » de l’étiquette.
Couleurs d’étiquettes
La couleur des étiquettes identifie les différents statuts de vos réservations. Vous pouvez spécifier les couleurs que vous souhaitez utiliser via l’onglet Paramètres > Couleurs (par exemple si vous souhaitez conserver les couleurs que vous utlisiez avec votre précédent logiciel).
Les couleurs indiquent si une réservation est :
Confirmée
Provisoire
Annulée
Checked-in
Checked-out
En cours de création (pendant la création d’une nouvelle réservation, l’étiquette apparait sur le planning).
Non attribuées (Une réservation peut se retrouver « non attribuée » si au moment de la réservation aucune chambre n’était disponible en continu pour la plage de dates). Ces réservations doivent être traitées : voir l’onglet > « Réservations non-attribuées » pour plus de détails.
Glisser-poser
Il est possible de déplacer un client vers une autre chambre en faisant simplement glisser l’étiquette vers la nouvelle chambre désirée.
Afin d’éviter les modifications accidentelles, le glisser-déposer n’est activée que lorsque vous maintenez la touche Ctrl de votre clavier appuyée. Vous pouvez alors faire glisser l’étiquette vers une nouvelle chambre / date.
Vous pouvez également en cliquant sur les bordures étendre ou réduire l’étiquette afin de modifier la durée du séjour.
Après avoir déplacé l’étiquette, un message d’alerte s’affichera comportant le nouveau prix du séjour, basé sur les tarifs définis dans le système pour ces dates. Vous pouvez choisir de valider ce prix, ou en spécifier un nouveau.
Après validation du nouveau prix, la réservation sera mise à jour avec les nouvelles dates. Un email de confirmation peut alors être envoyé au client pour lui confirmer ces changements.
Priorisation des Canaux
Vous pouvez prioriser les ventes directes par votre moteur de réservation en fermant les autres canaux comme booking.com ou Expedia à la vente.
La priorisation est représentée par l’icône circulaire en haut du planning, juste en dessous des dates.
Vous avez la possibilité de choisir parmi les actions suivantes :
Fermer toutes les ventes internet
(Aucune réservation ne sera enregistrée sur votre moteur de réservation OU OTA connectés*). Cela peut être utile s’il ne vous reste qu’un nombre très limité de chambres libres, que vous pensez pouvoir remplir par téléphone / sur place.
Fermer tous les sites du Channel manager
Votre moteur de réservation continuera à proposer les chambres disponibles, mais les sites OTA seront eux fermés à la vente.
Fermer un canal spécifique
Si vous souhaitez fermer certains canaux spécifiques (par exemple le site avec le taux de commission le plus élevé), cliquez sur le nom du canal. L’icône de ce canal deviendra rouge, indiquant que ce canal est fermé à la vente. Cliquez à nouveau dessus pour ouvrir ce canal à la vente.
Lorsqu’un canal est fermé à une date particulière, toutes les chambres seront fermées à la vente pour ces dates.
*Si vous avez une connexion directe avec un OTA, le channel manager n’est pas autorisé à fermer les chambres, et une réservation peut alors être reçue.
Priorisation automatique (mise en pause des ventes)
Lorsque la disponibilité passe en dessous d’un certain seuil, les canaux seront automatiquement fermés. Vous pouvez décider d’ouvrir le canal malgré tout en cliquant sur son icône.
Quand un canal est priorisé automatiquement, la fermeture des ventes par les autres canaux est temporaire (les ventes sont mises en pause), et ces ventes peuvent être automatiquement réouvertes si une annulation survient qui causerait un retour de la disponibilité au-dessus du seuil.
Cela diffère des canaux fermés manuellement, qui restent fermés jusqu’à ce que vous décidiez de les rouvrir.
Pour d’avantage d’informations, consultez Seuil de disponibilité minimum