Puis-je créer une facture avant le check-in ? Oui. Faites un clic droit sur la réservation en question et un menu s'affichera. Sélectionner "Ajouter paiement / Créer Facture".
Une nouvelle fenêtre pop up s'ouvre, vous proposant d'ajouter un paiement ou créer une facture si vous le souhaitez.
N'oubliez pas d'ajouter le nombre de taxes de séjour à facturer, puis cliquez sur "Sauvergarder" pour éditer la facture.
Puis-je créer une Proforma / un devis ? Oui, cependant cela n'enregistrera pas de facture dans le dossier "Factures client". Une copie de la Proforma sera simplement envoyée au client.
Pour cela, effectuez un clic droit sur une réservation, et sélectionnez "Email Proforma".
Entrez l'adresse email à laquelle vous souhaitez envoyer la Proforma, puis sélectionnez "Email Proforma".
Puis-je définir une durée de séjour maximum ? Oui. Les clients ne pourront pas réserver pour une durée dépassant le nombre de jours max. que vous choisissez. Ce paramètre est établi pour toute la propriété, donc tous les plans tarifaires seront impactés, y compris les offres spéciales etc. Veuillez nous contacter pour mettre cette restriction en place.
NB : Tous les distributeurs n'acceptent pas de fixer une durée maximum de séjour.
Booking.com, Expedia et Agoda cont compatibles avec cette option.
Puis-je limiter le nombre de personnes dans mes chambres ? Oui. Il est possible de définir le nombre de personnes max. pour chaque occupation dans "Occupations". Cette restriction s'applique au moteur de réservation uniquement. Depuis le planning, vous pourrez toujours ajouter autant de personnes que vous le souhaitez. Veuillez nous contacter pour modifier le nombre de personnes max. de vos chambres.
Puis-je récupérer des données de carte de crédit pour des réservations reçues avant la connection au GuestDiary ? Malheureusement, les distributeurs ne nous communiquent pas les détails de carte pour les réservations reçues avant la connection au GuestDiary. si vous étiez auparavant connecté à notre ancien système Accubook, il est possible que nous parvenions à récupérer ces détails.
Pourquoi ai-je des chambres disponibles à certaines dates, mais Booking et Expedia indiquent que je suis complet ? Plusieurs possibilités dans ce cas de figure, avant de conclure à une malfonction, il est utile de vérifier les points suivants :
Est-ce que les chambres sont ouvertes sur le planning à ces dates ? Si elles apparaissent en rouge, elles ne seront pas réservables en ligne. Pour ouvrir une chambre à la fois utilisez Clic droit > Ouvrir Chambre ; Pour ouvrir une grande quantité de chambres simulanément, utilisez Hébergement > Dates de fermeture.
Est-ce que les tarifs sont ouverts à ces dates ? Si les tarifs apparaissent en rouge, les chambres correspondant à ces occupations ne seront pas réservables en ligne. Pour ouvrir une case à la fois, utilisez Ctrl + clic sur la case concernée ; Pour ouvrir une grande quantité de tarifs, cliquez sur l'icône crayon en face d'un tarif, puis sélectionnez Ouvert / Fermé.
Les Canaux distributeurs sont-ils en pause / fermés ? Si les canaux sont en "pause inventaire faible" ou que l'option "fermer toutes les ventes en ligne" a été sélectionnée, les chambres ne seront pas visibles en ligne. Activez / désactivez ce paramètre en cliquant sur le cercle correspondant en dessous de chaque date.
