Lorsqu'une réservation est reçue depuis le moteur de réservation ou le Channel Manager, elle est attribuée à une chambre disponible et correspondant aux critères.

Il est possible qu'une réservation ne puisse pas être automatiquement attribuée, vous aurez alors à choisir où cette réservation doit aller.

Pour éviter tout surbooking, une disponibilité de 0 sera envoyée aux distributeurs et le moteur de réservation fermé aux dates où il y a une réservation non-attribuée. Une fois la réservation attribuée, le moteur de réservation se débloque, et la disponibilité réelle est à nouveau envoyée par le channel manager.

Les réservations non attribuées sont signalées par une alerte sur le Tableau de bord, et également visibles sur le planning quand vous visualisez la plage de dates concernée.

Le tableau de bord affichera une alerte comme visible ci-dessous. Vous pouvez cliquer sur cette alerte pour visualiser les solutions possibles recommandées par le logiciel.

La réservation non attribuée est mise en évidence sur le planning, elle apparaît sous la liste des chambres, dans une couleur differente de votre choix.

Dans l'exemple ci-dessus, une chambre est bien disponible aux dates requises, mais pas dans la même chambre pour la totalité du séjour.

En cliquant sur l'alerte au niveau du Tableau de bord, le logiciel est capable de vous proposer de couper la réservation en deux parties. Les clients passeraient donc la 1ère nuit dans la chambre 9 et la 2è nuit dans la chambre 10. Le logiciel peut faire cette manipulation pour vous.

Dans certains (rares) cas, couper une réservation en deux peut être votre seule option.

Dans l'exemple ci-dessus cependant, vous avez la possibilité de déplacer la réservation "Darcq" de la chambre 9 à la chambre 10, libérant ainsi la place dans la chambre 9 pour la réservation "Accubook". Pour déplacer une réservation, maintenez la touche Ctrl enfoncée puis cliquez sur la réservation en question et faites la glisser jusqu'à son nouvel emplacement.

Une fois toutes les réservations attribuées, l'alerte sur le Tableau de bord disparaîtra.