Lorsque vous signaler un départ / check out, vous pouvez :
Faire le check out d’une chambre : le statut de la réservation change et vous savez que la chambre doit être nettoyée.
Créer une facture : vous pouvez créer une facture pour la réservation montrant la chambre, les extras payants et les paiements reçus
Imprimer une facture pro forma avant de sauvegarde la facture définitive. Nous vous conseillons d’imprimer une facture pro forma pour vérification avec le client avant de créer la facture définitive. En effet une fois créer, vous ne pourrez plus ajouter / enlever des extras à une facture.
Cliquez sur la rubrique Arrivée / Départ dans la colonne de gauche du logiciel. Choisissez ensuite la chambre pour laquelle vous souhaitez faire le check out. Vous pouvez également faire un clic droit sur l’étiquette de réservation dans l’écran Planning et choisir « Check Out la Réservation »
La page de check out vous présentera toutes les chambres liées à cette réservation ( le cas échéant)
Vous pouvez choisir de faire le check out de plusieurs chambres en même temps ou d’une chambre à la fois. Les extras resteront associées à la chambre auxquels ils ont été ajoutés.
Vous pouvez :
Cliquez sur le bouton orange Inclus lors du check out pour ajouter une autre chambre au check out
Vous pouvez faire glisser le bouton en haut à droite pour inclure toutes les chambres de la réservation lors du check out
Vous pouvez décocher la case orange Inclus lors du check out si vous avez inclus une chambre par erreur
En déroulant la page de check out vous verrez ceci :
Dans cet encart vous pouvez changer les informations clients à faire apparaitre sur la facture. Si le client ne souhaite pas voir son nom mais celui de son entreprise, c’est ici qu’il vous faut changer les informations.
La taxe de séjour est à ajouter manuellement dans cet encart
Ici vous voyez la liste des paiements reçus pour la / les chambres restants à payer. Par exemple si il s’agit d’une réservation avec plusieurs chambres pour laquelle vous avez déjà fait un check out à part, le paiement pour ce check out ne s’affichera pas ici.
La taxe de séjour est à ajouter manuellement dans cet encart
Vous pouvez ici ajouter un nouveau paiement à la réservation
Le total de la réservation pour les chambres sélectionnées et le montant restant à payer
Bouton pour appliquer rapidement une réduction / geste commercial à la réservation
Bouton pour valider le check out de la réservation
Sous option du bouton Check Out si vous souhaitez imprimer une pro-forma pour vérification avec le client avant de faire la facture définitive
Bouton pour voir les détails bancaires associées à cette réservation dans le coffre-fort
Cliquez sur Editer si vous avez besoin de retourner sur la réservation pour changer des infos sur cette réservation
Le texte du Bouton de Check Out changera selon si la réservation est payée entièrement ou en partie.
Recevoir un paiement après avoir fait le check out
Vous pouvez créer une facture sans ajouter de paiement ou avec un paiement partiel. Une fois que la facture est créée vous pouvez ajouter un paiement. Pour cela il vous faut aller dans Factures / Factures Client et lancer une recherche. Un fois que vous avez trouvé la facture en question, cliquez sur Ajouter Paiement. Le paiement NE sera PAS ajouté à la réservation mais à la facture.
Recevoir un paiement avant de faire le check out
Attention : un paiement ne peut pas être partagé sur plusieurs chambres lors du check out.
Si vous avez appliqué un paiement avant le check out mais que vous souhaitiez vérifier les chambres individuellement, vous devrez ajouter des paiements en divisant la valeur du paiement reçu si vous souhaitez l’appliquer sur toute les chambres.