Qu'est ce que la clôture journalière et quels en sont les effets ?
La clôture journalière est une opération de verrouillage et sécurisation des données statistiques et financières pour la journée écoulée.
Une fois la clôture effectuée, les réservations, les paiements et les factures pour la journée vérrouillée ne peuvent plus être annulés ni modifiés.
La clôture s'effectue tous les jours à une heure prédéfinie, et chaque clôture déclenche l'envoi par email de rapports journaliers (Trésorerie et Main courante) récapitulatifs de la journée qui vient d'être clôturée.
Comment paramétrer la clôture journalière dans le GuestDiary
Votre chargé de compte s'occupera d'activer la clôture journalière pour vous, mais les paramètres pourront toujours être modifiés par la suite.
Dans le GuestDiary, la clôture est automatique et intervient chaque jour à la même heure. Cette heure de clôture doit être comprise entre 03h00 et 17h00.
Exemple: La clôture journalière est programmée à '11h00'.
La journée du 21 Mars 2023 sera clôturée automatiquement le 22 Mars 2023 à 11h00.
Entre 11h et 11h05 les rapports de clôture seront reçus sur la boîte mail de l'hôtel.
L'heure de clôture peut être modifiée directement dans le GuestDiary en passant par 'Paramètres' et 'Personnaliser planning'.
La clôture journalière ne s'effectue pas correctement
Pour que la clôture s'effectue correctement, certaines conditions doivent être remplies l'écran planning doit être à jour des éléments suivants:
Les réservations en Départ pour la journée clôturée doivent être 'check out' et facturées.
Les réservations Arrivant à la date de la journée clôturée doivent être 'check in'.
Si ces conditions ne sont pas remplies, la clôture ne peut pas s'effectuer, et vous recevrez sur le GuestDiary ET par mail une notification vous informant de l'échec de la procédure, et vous demandant d'effectuer les changements nécessaires sur les réservations qui posent problème.
Une fois les corrections effectuées, la clôture s'effectuera automatiquement 1h après la tentative initiale (si la clôture échoue à 11h00, la tentative suivante sera à 12h00, puis 13h00 en cas de nouvel échec etc. etc.)
Conseils et bonnes pratiques
Comme la clôture empêche toute modification sur les réservations / factures qui ont été verrouillées, il est recommandé de programmer la clôture journalière à une heure suffisamment tardive pour garantir que tous les check outs auront été effectués pour la journée en question.
Exemple: l'heure de check-out maximum pour les clients est 11h00.
Si l'heure de clôture journalière est fixée à 10h00, il est très probable que la clôture ne s'effectue pas correctement (certaines réservations seront sans 'check out') ou que la clôture empêche certains changements demandés par les clients à la dernière minute (changement de nom sur la facture; ajout/suppression de petit-déjeuners etc.).
Pour cette propriété, on préfèrera donc fixer l'heure de clôture à 12h00 ou après.
En cas d'erreur sur une réservation déjà facturée et verrouillée par la clôture journalière, les seules modifications possibles sont:
Remboursement
Dédommagement
Paiement (uniquement en cas de facture impayée)
En conséquence, si un client appelle après son départ et demande à recevoir une facture modifiée (montant différent, nom de société changé, sans détail, ajouter/enlever des extras etc.) cela n'est pas possible.
Uniquement dans certains cas, une alternative est de créer une 'Nouvelle facture' au nom du client avec un/des Extra(s) correspondant(s).
Toujours pour limiter au maximum la quantité d'erreurs 'verrouillées' dans le système par la clôture journalière, il est préférable dans la mesure du possible de créer les factures client lors du check out afin que la facture créée soit conforme et à jour (bon nombre de petit-déjeuners, taxes de séjour, détails à afficher sur la facture etc.).
Une facture éditée à l'arrivée du client (ou avant) devra dans la majorité des cas être modifiée une ou plusieurs fois avant le départ, ce qui entraîne de multiples manipulations inutiles et des risques d'incohérence.
Comment fonctionne la clôture automatique journalière du GuestDiary.
Written by Romain
Updated over 2 years ago